Thực hiện chỉ đạo của Chính phủ, của Bộ Tài chính, năm 2022, Tổng cục Thuế đã tổ chức triển khai áp dụng hóa đơn điện tử trên phạm vi toàn quốc theo quy định của Luật Quản lý thuế. Hiện nay, toàn ngành Thuế đang tập trung triển khai hóa đơn điện tử (HĐĐT) có mã của cơ quan Thuế khởi tạo từ máy tính tiền.

Triển khai HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan Thuế nhằm tạo điều kiện tối đa cho người dân doanh nghiệp, hộ kinh doanh, đảm bảo an toàn, tiết kiệm chi phí. Tăng cường các biện pháp để quản lý doanh thu trong lĩnh vực bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng. HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền còn có nhiều lợi ích, như: Giúp cho người bán hàng chủ động trong việc lập hóa đơn khi có phát sinh bán hàng hóa, dịch vụ, xử lý triệt để vướng mắc trong thời gian qua về độ trễ giữa thời điểm thanh toán và thời điểm lập hóa đơn, người mua có thể nhận HĐĐT ngay khi thanh toán và có cơ hội tham gia Chương trình “Hóa đơn may mắn”. Không bắt buộc có chữ ký số; khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế. Chủ động trong việc xử lý sai, sót phát sinh ngay trên thiết bị của người nộp thuế (NNT) nếu đã được cài đặt phần mềm HĐĐT từ máy tính tiền theo chuẩn của cơ quan thuế; cuối ngày chỉ phải chuyển dữ liệu HĐĐT đã sử dụng trong ngày cho cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu.

Thế nào là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền?

Máy tính tiền là thiết bị điện tử giúp hỗ trợ công việc kinh doanh với các chức năng như: Tính tiền, lưu trữ thông tin bán hàng, tra cứu, báo cáo giao dịch, khởi tạo hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Ngoài ra, thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền dữ liệu điện tử, máy tính tiền có thể kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Theo đó, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế, Điều 1 Nghị định 41/2022/NĐ-CP, Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử.

Máy tính tiền và HĐĐT được xem là một hình thức thúc đẩy việc báo cáo thuế và đóng thuế hợp pháp bằng cách khuyến khích người dân mua hàng ở những nơi có đóng thuế hợp pháp

Điều kiện để được áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Để áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền thì: Có thể thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử. Có hạ tầng công nghệ thông tin như: máy tính hoặc thiết bị điện tử kết nối internet, email. Sử dụng phần mềm lập hóa đơn điện tử. Trường hợp người nộp thuế lựa chọn hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền thì ngoài các điều kiện trên, chỉ cần thay đổi phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng chuẩn định dạng dữ liệu hóa đơn theo quy định tại Quyết định 1510/QĐ-TCT.

Sẵn sàng cho hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Để triển khai thành công HĐĐT có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền, ngày 24/11, Tổng cục Thuế đã hoàn thành việc nâng cấp hệ thống quản lý HĐĐT đáp ứng yêu cầu tiếp nhận, xử lý dữ liệu hóa đơn. Đồng thời, Tổng cục Thuế đã tổ chức kiểm thử tích hợp hệ thống quản lý HĐĐT của cơ quan thuế với hệ thống của các tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT; tổ chức kiểm thử ứng dụng quản lý HĐĐT với sự tham gia của đại diện các vụ, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế, Cục Thuế TP. Hà Nội và Cục Thuế tỉnh Quảng Ninh. Đến nay, Tổng cục Thuế đã hoàn thiện hệ thống quản lý HĐĐT đáp ứng được các yêu cầu sau kiểm thử.

Phần mềm HĐĐT ngoài những chức năng cơ bản như lập HĐĐT, có thể truyền dữ liệu HĐĐT đến người mua và đến cơ quan thuế, còn có thêm chức năng gắn mã của cơ quan thuế ngay khi hóa đơn được khởi tạo mà không mất thời gian chờ đợi như hình thức hóa đơn có mã thông thường.

Bản in ra của hóa đơn có giá trị pháp lý, là chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế; không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán trên từng hóa đơn; trường thông tin về người mua trên hóa đơn có thể là mã số thuế hoặc CMND/CCCD/hộ chiếu (nếu người mua không có mã số thuế hoặc không nhớ mã số thuế) - việc này sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn trong việc tham gia dự thưởng chương trình “Hóa đơn may mắn” của ngành Thuế.

Lợi ích vượt trội so với hóa đơn thường

Các lợi ích vượt trội của HĐĐT so với hóa đơn thường ở một số điểm như:

1. Có thể xuất hóa đơn điện tử ngay cho khách hàng mọi lúc kể cả ngoài giờ, hay đêm khuya 24/7, do hóa đơn in ra từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế chính là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.

2. Tại một địa điểm bán hàng có thể thiết lập nhiều máy tính tiền theo quy định để xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng một cách nhanh chóng, thuận lợi.

3. Chủ động hơn trong việc điều chỉnh sai sót do hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được gửi vào cuối ngày không phải gửi từng hóa đơn như loại hóa đơn có mã thông thường.

4. Đáp ứng tốt hơn yêu cầu của khách hàng cần hóa đơn để tham gia dự thưởng do thông tin trên hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có thêm trường thông tin về CMND/CCCD trong trường hợp người mua hàng chưa có mã số thuế hoặc không nhớ mã số thuế. Đây là cơ hội để cơ sở kinh doanh thu hút thêm khách hàng và gia tăng doanh số.

5. Chi phí cho hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không tăng thêm chi phí cho doanh nghiệp, mà ngược lại còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nhân lực hơn so với các loại hóa đơn điện tử khác. Bởi vì chỉ cần đưa mã vào thôi, mã đấy đã theo chuẩn, các doanh nghiệp và các hộ kinh doanh giống nhau, khoảng 100 - 200 đồng/hóa đơn có mã hoặc không có mã, còn hóa đơn này chỉ mấy chục đồng/hóa đơn.

6. Yêu cầu có chữ ký số trên hóa đơn điện tử khởi tạo khởi tạo từ máy tính tiền là không bắt buộc. Đặc biệt, là không yêu cầu phải có thiết bị đặc thù, chuyên dùng. Người nộp thuế chỉ cần máy tính, máy in, đường truyền internet, thậm chí các thiết bị điện tử cầm tay cũng có thể khởi tạo hóa đơn.

7. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế được xem là hóa đơn hợp pháp để khấu trừ thuế Giá trị gia tăng đầu vào và tính trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

Trách nhiệm của người bán khi sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền

Khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, người bán có trách nhiệm:

- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

- Lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC

- Sử dụng dải ký tự mã của cơ quan thuế cấp để đảm bảo liên tục và duy nhất.

- Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã khởi tạo từ máy tính tiền cho cơ quan thuế ngay trong ngày thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử.

Có thể thấy, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền mang đến những lợi ích cho cả cơ quan thuế và người nộp thuế. Đây là một trong những mô hình chuyển đổi số doanh nghiệp, không chỉ giúp cơ quan thuế dễ quản lý mà còn giúp người nộp thuế thực hiện nghĩa vụ nộp thuế một cách đơn giản hơn. Ngoài ra, việc quản lý thuế trong các lĩnh vực cung cấp hàng hóa, dịch vụ sẽ trở nên minh bạch, đem lại sự công bằng về nghĩa vụ thuế giữa các loại hình kinh doanh.

Bài, ảnh: Tấn Lâm, BBT