Với lộ trình xây dựng Chính phủ điện tử, hướng tới Chính phủ số và nền kinh tế hiện nay, thì việc lưu trữ tài liệu điện tử tại các cơ quan là một nhu cầu mang tính cấp thiết, tại Vũng Tàu hiện nay chất lượng lưu trữ chưa được hiệu quả, cần nâng cao hơn nữa hoạt động của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố Vũng Tàu, tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước. Tại Kế hoạch số 134/KH-UBND ngày 06 tháng 10 năm 2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu về việc Thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ Phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”, thành phố Vũng Tàu xây dựng kế hoạch thực hiện lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố Vũng Tàu giai đoạn 2020-2025, để xác định các mục tiêu cụ thể và chỉ tiêu theo các nội dung công việc và trách nhiệm của các cơ quan nhà nước tổ chức triển khai thực hiện.
Các giải pháp mà Thành phố đặt ra để thực hiện hiện nay trong giai đoạn 2022-2025 như là triển khai kế hoạch lưu trữ điện tử phù hợp với mô hình, cơ cấu tổ chức, bộ máy và đặc thù chuyên môn, nghiệp vụ của các cơ quan, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Vũng Tàu, đáp ứng thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ điện tử theo lộ trình tại Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ; Rà soát, nâng cao hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan trên cơ sở hoàn thiện phần mềm quản lý văn bản điều hành (phần mềm iDesk) đáp ứng yêu cầu của pháp luật và bảo đảm giải pháp tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất, nộp lưu tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan như là trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị cần thiết đáp ứng yêu cầu lưu trữ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; triển khai, tổ chức thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ cơ quan; Đảm bảo tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ tại các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp và Ủy ban nhân dân các phường, xã được tạo lập dạng điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và lưu trữ điện tử (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác); Bảo đảm tối thiểu 90% Lưu trữ cơ quan thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác); Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh có thời hạn bảo quản vĩnh viễn được trích xuất giao vào Lưu trữ lịch sử tỉnh trong thời hạn 03 năm kể từ khi tài liệu được tạo lập (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác).
Rà soát, nâng cao hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan trên cơ sở hoàn thiện phần mềm quản lý văn bản điều hành trên phần mềm iDesk để đáp ứng yêu cầu của pháp luật và bảo đảm giải pháp tích hợp, kết nối.
Bên cạnh đó là việc tổ chức tập huấn, bồi dưỡng cho đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan đảm bảo đủ năng lực, trình độ, kỹ năng quản lý và nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử theo chương trình, kế hoạch của cơ quan cấp trên; Tham mưu xây dựng, ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về nghiệp vụ lưu trữ điện tử trên địa bàn Thành phố khi có văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên. Qua đó cũng cần tổ chức các buổi sơ kết, tổng kết, báo cáo công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử; Và để thực hiện được thì cần bố trí nguồn kinh phí triển khai các dự án về công nghệ thông tin, các yêu cầu về cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị thực hiện lưu trữ điện tử theo quy định của Luật Ngân sách và khả năng cân đối ngân sách.
Việc lưu trữ hồ sơ tài liệu qua công nghệ số hiệu quả sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước
Với các nhiệm vụ và giải pháp đặt ra, bà Nguyễn Thị Thu Hương- Phó Chủ tịch UBND Thành phố đã ký ban hành kế hoạch giao nhiệm vụ cho các phòng, ban đơn vị căn cứ theo chức năng nhiệm vụ tham mưu thực hiện, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ điện tử cho hiệu quả; rà soát, nâng cao hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan trên cơ sở hoàn thiện phần mềm quản lý văn bản điều hành (phần mềm iDesk) đáp ứng yêu cầu của pháp luật và bảo đảm giải pháp tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất, nộp lưu tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; thực hiện giải pháp, biện pháp bảo đảm an toàn thông tin trong hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan nhà nước và hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu, tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Vũng Tàu. Các địa phương cần chủ động xây dựng kế hoạch lưu trữ điện tử cụ thể và tổ chức thực hiện nghiêm túc, hiệu quả; chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân thành phố Vũng Tàu về việc triển khai thực hiện kế hoạch này theo nhiệm vụ được giao”./.
Tin, ảnh: Việt Bách, BBT
