Trong bối cảnh cả nước đang bước vào giai đoạn trọng điểm thực hiện Kết luận số 127-KL/TW của Bộ Chính trị về sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả, vấn đề quản lý công tác văn thư, lưu trữ trở nên cấp thiết và mang tính nền tảng cho quá trình chuyển đổi này. Đây không chỉ là yêu cầu mang tính kỹ thuật mà còn là bảo đảm pháp lý, tính liên tục, an toàn thông tin và tính kế thừa trong hoạt động của bộ máy nhà nước.

TP.Vũng Tàu, một trong những địa phương có tốc độ đô thị hóa và phát triển hành chính nhanh chóng, đang có những bước đi bài bản và quyết liệt trong công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt sau khi UBND Thành phố ban hành Công văn số 3082/UBND-PNV ngày 14/4/2025, triển khai Chỉ thị số 04/CT-UBND của UBND tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu. Từ đây, các cơ quan, đơn vị, phường – xã trên địa bàn được đặt trong tư thế sẵn sàng thực hiện nghiêm túc, đồng bộ và an toàn mọi khâu liên quan đến lưu trữ, bàn giao, xử lý hồ sơ trong quá trình sắp xếp lại bộ máy.

Bảo đảm toàn vẹn tài liệu – Giữ gìn trí nhớ hành chính của tổ chức

Một trong những nguyên tắc then chốt được UBND TP.Vũng Tàu nhấn mạnh là phải thực hiện đầy đủ, nghiêm túc các quy định pháp luật về văn thư, lưu trữ – đặc biệt trong giai đoạn "nhạy cảm" sắp xếp bộ máy. Tài liệu, hồ sơ và dữ liệu số phải được thống kê, quản lý tập trung, phân loại theo từng phông lưu trữ của từng cơ quan, tổ chức; đồng thời, phải đóng phông ngay khi đơn vị chấm dứt hoạt động.

Điểm đặc biệt là mọi hình thức hủy, chuyển giao trái phép, làm thất lạc hay làm hỏng tài liệu đều bị nghiêm cấm tuyệt đối. Ngay cả trong thời điểm chuẩn bị hợp nhất hay giải thể, tài liệu vẫn tiếp tục được bảo quản tại kho lưu trữ hiện hành cho tới khi có sự bàn giao chính thức.

Theo đó, Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và Lưu trữ cơ quan sẽ đóng vai trò trung tâm trong việc tiếp nhận, tạm bảo quản, phân loại và chuyển giao lại toàn bộ tài liệu cho đơn vị hành chính mới, đảm bảo tính liên tục trong quản lý.

Người đứng đầu: Chủ thể trách nhiệm cao nhất trong công tác lưu trữ

TP.Vũng Tàu yêu cầu người đứng đầu cơ quan, đơn vị, tổ chức phải là người chịu trách nhiệm cao nhất trong việc bảo đảm an toàn tài liệu từ thời điểm chuẩn bị đến khi hoàn tất sắp xếp tổ chức.

Các cơ quan, ban ngành của Thành phố đang ráo riết sắp xếp, chỉnh lý, tiến đến số hóa để lưu trữ hồ sơ trước khi hợp nhất

Các nhiệm vụ cụ thể gồm:chỉ đạo thống kê, đóng gói, phân loại tài liệu hoàn thành và chưa hoàn thành theo đúng hướng dẫn tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP.; Giao nộp hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn về Lưu trữ lịch sử tỉnh; các tài liệu chưa hoàn chỉnh sẽ được bàn giao hoặc phối hợp quản lý tại kho lưu trữ tạm thời; Phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ để xử lý tài liệu số: khoanh vùng dữ liệu, trích xuất, bảo đảm an toàn hệ thống đến khi hoàn tất chuyển giao.
Một trong những điểm đổi mới rõ nét là việc yêu cầu mở lại hoặc đăng ký tài khoản văn thư điện tử, con dấu số chuyên dùng, nhằm đảm bảo tính pháp lý liên tục trong công tác hành chính ngay sau khi có tổ chức mới đi vào vận hành.

Tổ chức lưu trữ: Hạt nhân kỹ thuật và chuyên môn trong tiến trình chuyển đổi

Với vai trò là đơn vị nòng cốt kỹ thuật, bộ phận Lưu trữ cơ quan chịu trách nhiệm về Hướng dẫn đơn vị, cá nhân thống kê, đóng gói, bàn giao tài liệu đúng chuẩn nghiệp vụ; Chuẩn bị điều kiện kho tàng, bảo quản tập trung tài liệu tạm thời trước khi chuyển giao; Phối hợp với các sở ngành thống kê dữ liệu trên Hệ thống thông tin quản lý văn bản điện tử, đảm bảo sự đồng bộ giữa tài liệu giấy và dữ liệu số.
Công tác lưu trữ không còn đơn thuần là “giữ hồ sơ”, mà đã chuyển mình trở thành một phần của công nghệ quản lý công, hệ thống hóa trí tuệ tổ chức, có giá trị pháp lý, giá trị lịch sử và đặc biệt là cơ sở cho việc tiếp tục giải quyết các công việc còn dang dở.

Lực lượng cán bộ: Vai trò then chốt trong triển khai tại cơ sở

Đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức và người lao động giữ vai trò chuyển hóa nội dung chính sách thành hành động thực tiễn. Mỗi cá nhân có trách nhiệm thống kê, phân loại, lập danh mục hồ sơ công việc, phân biệt rõ các công việc đã hoàn thành và chưa hoàn thành.

Việc giao nộp tài liệu phải thực hiện nguyên trạng, có ghi chú rõ ràng, đầy đủ thông tin kèm theo, nhằm đảm bảo người tiếp nhận kế nhiệm có thể tiếp tục giải quyết công việc không gián đoạn.

Đây cũng là điểm mới thể hiện sự chuyên nghiệp hóa trong nghiệp vụ hành chính công, hạn chế tình trạng “đứt đoạn thông tin” hoặc “bỏ sót trách nhiệm” trong quá trình chuyển giao giữa các đơn vị.

Vai trò điều phối của các phòng chức năng: Đảm bảo điều kiện thực thi hiệu quả

Để hỗ trợ đồng bộ công tác lưu trữ, Phòng Nội vụ được giao trách nhiệm thành lập Tổ kiểm tra hướng dẫn, đồng thời tham mưu bố trí phòng kho tập trung, thiết bị và lực lượng bảo vệ tài liệu, đặc biệt tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện.

Bên cạnh đó, Phòng Tài chính – Kế hoạch có nhiệm vụ hướng dẫn phân bổ kinh phí phục vụ lưu trữ, bảo quản tài liệu, đảm bảo các đơn vị có điều kiện thực thi nhiệm vụ được giao.

Vũng Tàu tăng cường công tác quản lý  lưu trữ , chỉnh lý trong tiến trình sắp xếp tổ chức hệ thống chính trị.

Công tác văn thư, lưu trữ trong sắp xếp tổ chức bộ máy không đơn thuần là việc hành chính – kỹ thuật, mà là một phần thiết yếu của quản trị hiện đại, góp phần xây dựng một bộ máy công quyền liêm chính, chuyên nghiệp và hiệu quả sau khi thực hiện chính quyền 2 cấp, cũng như hợp nhất các cơ quan, đơn vị hành chính theo chủ trương chung. Tại TP.Vũng Tàu, với chỉ đạo quyết liệt, tổ chức bài bản và trách nhiệm rõ ràng, công tác này đang được triển khai mạnh mẽ, trở thành mô hình điểm về cách thức quản lý tài liệu, dữ liệu trong cải cách tổ chức.

Khi từng hồ sơ, từng dòng dữ liệu được bảo vệ nghiêm ngặt, là lúc niềm tin vào sự minh bạch, hiệu quả của chính quyền được củng cố. Và chính từ những nền tảng vững chắc ấy, một bộ máy mới – tinh gọn hơn, hiệu quả hơn – sẽ có đầy đủ điều kiện để vận hành trơn tru, phục vụ nhân dân tốt hơn./.

Bài, ảnh: Diệp Hạ, BBT